業務効率化のためのプログラミング!自動化ツールを作って業務時間を短縮しよう

「毎日のルーティンワークが面倒臭い」

「この作業を自動的にやってくれたら、どんなに楽か」

デスクワークの方であれば、毎日のように繰り返している作業が1つや2つあったりしませんか?

それが5分程度で終わるものであれば良いかもしれませんが、

30分や1時間、あるいはそれ以上掛かってしまう……

なんて場合があるかもしれません。

もしそんな作業が、ボタン1つ押すだけで片付いてしまうとしたら、とても魅力的ではありませんか?

今回はそんな夢を叶える、業務効率化のプログラミングをご紹介します。

社会人の非エンジニアが業務効率化をおこなうメリットは「時短」

プログラミングで業務効率化する最大のメリットは「時間短縮」です。
業務効率化のメリット=時間短縮できる
「業務効率化のプログラミングとは何ぞや?」

という方もいらっしゃると思いますので、簡単に説明します。

ここで紹介する業務効率化の手段とは、

  1. プログラムを組んで自動的に作業するツールを作り
  2. 自分の毎日の作業を肩代わりして貰う

というものです。

つまり「毎日1時間かかっていた作業を、自動化して数分で終わるようにする」というのが、業務効率化のプログラミングです。

非エンジニアでも業務効率化ができる?業務効率化のためのプログラミングは難しくない

業務効率化は最初は勉強が必要だけどそこまで難しくないし、それ以上にメリットがある

もしかしたら「プログラミング」と聞いて、

「なんとなく難しそう」

「素人に出来るのだろうか」

と心配に思うかもしれません。

ですがちょっとした単純作業なら簡単にツールにすることができます。

もちろん最初は勉強や慣れが必要です。

しかし1度ツールを作ってしまえば、今後はそのツールが作業をしてくれます。

そしてそれによって毎日30分かかっていた作業が、30秒で終わるようになるとしたら、どうでしょう?

その30分が、ほぼそのまま余裕に変わりますね。

他にも自動化できる作業があるなら、空いた30分を更なるツールを作る時間に当てるのも良いでしょう。

ツールを作るたびにプログラムにも慣れて、より短い時間で作れるようになります。

さらに慣れることでプログラム化できる作業が見つけやすくなるでしょう。

そして何より作った分だけ、余裕が生まれていきます。

ほんの少しの最初の勉強くらい、どうってことない気がしませんか?

非エンジニアのためのプログラムの学び方

初心者は「ネットや本を見ながらプログラムが書ける」程度のスキルで十分です。

非エンジニアのためのプログラム学習=ネットや本を見ながらプログラムが書けるレベルを目指す

実際に自動化ツールを作るにはプログラムの勉強をする必要があります。

しかし「何も見ずにツールを作ることができる」レベルになる必要は全くありません。

ですので気軽にできる、比較的手軽な勉強方法をご紹介します。

1.プログラム学習サイトを利用する

プログラム学習サイトを積極的に利用しましょう

非エンジニアのためのプログラム学習=プログラミング学習サイトを利用する

世の中には多くのプログラム学習サイトがあります。

なので、自分にあった学びやすいと感じるサイトを探してみてください。

有料のサイトもありますが、無料のサイトもたくさんあります。

中には動画で解説してくれるものもあるので、本を読むより楽に学べるでしょう。

2.入門書を読む

サイトである程度理解できたら、入門書を読みましょう。

非エンジニアのためのプログラム学習=入門書を読む

やはり入門書が一冊あると便利です。

後々はリファレンスとして使えるように、なるべく基礎を網羅している本が良いでしょう。

3.作りたいものを作る

慣れてきたら積極的に自分が作りたいものをつくっていくのがおすすめです。

非エンジニアのためのプログラム学習=作りたいものを作る

なんだかんだ言って、プログラムは実際に書いて覚えるものです。

そして作りたいものを作るのが楽しくプログラミングを身に着けるコツです。

しかし最初は難しい開発はできません。

なので、まずは単純な内容の自動化ツールを作るところから挑戦してみましょう。

自動化ツールを作る際に使用する、代表的な2種類のプログラム言語


自動化ツール向き言語はVBAPythonです

自動化ツールを開発するなら=VBAとPythonがおすすめ

自動化ツールを作ることが出来るプログラム言語はいくつかあります。

ですが、比較的良く使われている自動化向きの言語となると、そう多くはありません。

ここでは代表的な2つのプログラム言語を紹介します。

ExcelやWordなどをプログラムで操作できる「VBA」

Office製品単体で完結する作業を自動化するならVBAがおすすめです

初心者が自動化ツールを開発するなら=Office製品単体で完結する作業を自動化するならVBAがおすすめ

VBAはマイクロソフトのOffice製品についている、プログラム言語です。

よってOffice製品があれば、無料で使うことができます。

VBAは「Excelで記録されているデータをグラフ化する」といったことができます。

なのでExcelだけで完結するルーチンワークがあった場合、ExcelのVBAを使うだけでその作業を自動化することが出来ます。

VBA自体は簡易なプログラムなので、基本文法は難しくありません。

なので初心者が初めに学習する言語としてはおすすめです。

様々な業務を自動化できる汎用的な言語「Python」

初心者が汎用的な自動化ツールを開発するならPythonがおすすめです。

初心者が自動化ツールを開発する=汎用的な自動化ツールを開発するならPythonがおすすめ

Pythonは初心者向けの汎用言語で、様々なことができます

Pythonはとても汎用的な言語で、VBAのように用途が限定されません

例えば

  • 何かのソフトを操作したり
  • ブラウザを立ち上げて決まったサイトを表示したり
  • サイトから情報を取得。

などができます。

従ってOfficeソフトの利用だけでは留まらないタイプの作業であれば、こちらのPythonを使えば自動化が可能になります。

またPythonは初心者におすすめできる、プログラム入門にうってつけの言語です。

初心者向けの理由は、

・文法がシンプルでわかりやすい
・誰が書いても同じような書き方になるので読みやすい

という点です。

無料で使える上にWindowsでもMacでも動くので、気軽に初められます。

なので汎用的なツールを開発するならPythonがおすすめです。

自動化ツールを作る準備(プログラムの設計)

自動化ツールを作るための準備をすることで、スムーズに実装することができます

自動化ツールを作るための準備=スムーズな開発をするのに必要

ある程度プログラミングできるようになったなら、実際に自動化ツールを作ってみると良いでしょう。

その際にある程度準備をすることによって、スムーズにプログラム作業を勧めることが出来ます。

自動化する作業を決める

自動化しやすい作業を見極めて、何を作るのかを決めましょう

自動化ツールを作るための準備=自動化しやすい作業を見極めて、何を作るのかを決める

実際に自動化ツールを作るとしても、具体的にどういったものを作るのかを決める必要があります。

まずは効率化できる作業を見つけるために、抱えている作業を全て洗い出してみましょう

その中に以下のような、自動化しやすい特徴を持った作業ががないかを確認します。

・一連の作業が一定の手順である作業
・定期的に発生するもの

常に決まった内容の作業であれば、簡単に作ることが出来ます。

ここでは一例として、以下のような「定時バックアップ作業」を自動化することにします。

「毎日17時30分に、フォルダAのバックアップを指定場所に作成する。バックアップの名前は、今日の年月日とする」

大して時間が掛かる作業内容ではないかもしれません。

ですが、毎日決まった時間に行わなければならないので、自動化できれば嬉しい作業です。

自動化する作業の具体的な手順を洗い出す

自動化させる作業が決まったら、次にその作業の具体的な手順を洗い出します。

自動化ツールの作り方=具体的な作業手順を洗い出す

上で挙げた例「定時バックアップ作業」の場合、以下のようになります。

・17時30分になったら作業を開始する・フォルダAのバックアップを指定場所に作る

・作ったバックアップフォルダの名前を、今日の日付に変える

この内容が、これから作ろうとしている自動化ツールに必要な機能の一覧になります。

つまりこれは、プログラムの簡単な設計図なのです。

これを元に作り方を調べたりしながらプログラムして行けば、迷うことなく作ることができます

さらに機能漏れを防ぐこともできます。

最初は手順が少ない作業を自動化してみよう

手順が少ない作業から自動化して、徐々に慣れていきましょう

自動化ツールの作り方=手順が少ない作業から自動化する

作業手順の数は、書かなければならないプログラムの量に直結します。

従って最初や慣れないうちは、なるべく手順が少ない作業を選ぶのが良いでしょう。

例に挙げた「定時バックアップ作業」の自動化ツールであれば、本当に簡単に作ることができます。

また簡単なツールを幾つか作れば、作った分だけプログラムの書き方の理解も進みます。

より量の多い、複雑な業務の自動化にも挑戦できるようになります。

まとめ

プログラミングのスキルはあって無駄になるものではありません。

スキルを磨けば磨くほど時短が出来るようになります。

また単純にプログラミングのスキルは、あなたの強みになるはずです。

もし少しでも業務効率化に興味が持てたなら、ぜひ実際に試してみてください。

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